PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT PENDIDIKAN

UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

KAEDAH MENGAJAR SAINS KOMPUTER

(SPM 4712)

PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT PENDIDIKAN

DISEDIAKAN UNTUK

EN. SUHAIZAL BIN HASHIM

DISEDIAKAN OLEH

NOR LIHANA BINTI HANI (SX095840PID01)

ISI  KANDUNGAN

Penghargaan

1.0              Pengenalan

2.0              Masalah Pengurusan Sistem Maklumat Pendidikan

2.1              Perisian dan Sistem Maklumat

2.2              Kelemahan Penguasaan Kemahiran Teknologi Maklumat

2.3              Kekurangan Kemudahan Teknologi Maklumat

2.4              Bebanan Tugas Guru

3.0              Kesan Pengurusan Sistem Maklumat Pendidikan

3.1              Pengurusan dan Pentadbiran Sekolah

3.2              Pengajaran dan Pembelajaran

4.0              Langkah Mengatasi Masalah Pengurusan Sistem Maklumat Pendidikan

5.0              Kesimpulan

BIBLIOGRAFI

LAMPIRAN

Penghargaan

Syukur Alhamdulillah dan syukran jazilan…,

Allah S.W.T

Emak abah yang ku kasihi

Suami dan puteriku tersayang

Tenaga pengajar di UTM

Rakan-rakan seperjuangan sekalian.

 

1.0       Pengenalan

Dalam usaha kerajaan untuk menjadikan Malaysia berstatus negara maju pada tahun 2020, teknologi maklumat (IT) telah dijadikan satu teras yang perlu dikuasai oleh semua lapisan masyarakat. Salah satu terminologi IT yang popular pada hari ini ialah Teknologi Komunikasi Maklumat (ICT) atau TMK . ICT ialah satu inovasi dalam kehidupan masyarakat Malaysia hari ini. Sama seperti lain-lain perkara baru yang diperkenalkan di dalam kehidupan sesuatu masyarakat, ia tentu menimbulkan pelbagai reaksi sebelum diterima menjadi sebahagian daripada budaya hidup. Kefahaman masyarakat terhadap keperluan ICT di dalam kehidupan hari ini perlu dipertingkatkan. Ini memandangkan tanpa kefahaman yang jelas akan menjejaskan perkembangannya di Malaysia dan sekaligus memperlahankan usaha kerajaan untuk melahirkan masyarakat bermaklumat di Malaysia.

Kepentingan dalam ICT sebenarnya mampu mencorakkan semula cara dan gaya pemikiran serta sistem nilai masyarakat masa kini dan akan datang. Mahu atau tidak, persaingan akan wujud yang memerlukan kepada tindakan pantas dan bijaksana bagi menghadapi keadaan ini. Semua ini memerlukan kredibiliti dan kemampuan manusia sebagi pengurus atau pekerja yang mahir dan ‘knowledgeble’. Oleh itu, perubahan demi perubahan perlu dilaksanakan bagi mengisi ruang-ruang input yang baru dan terkini dalam pendidikan di negara ini.

Dunia pendidikan turut sama tidak ketinggalan mengharungi arus kemodenan teknologi maklumat. Di sekolah, pengurusan sistem maklumat pendidikan  Bagi dunia pendidikan ‘teknologi maklumat’ boleh dibahagikan kepada dua iaitu;
- Teknologi komputer seperti modul kursus berasaskan komputer, penilaian berkomputer, perisian pemprosesan kata, grafik, lembaran kerja, pangkalan data dan persembahan;
Perisian telekomunikasi yang -  menawarkan pendidikan jarak jauh, penyebaran sumber dalam pendidikan, e-mel, konferen video, papan buletin dan chatting.

2.0      Masalah Pengurusan Sistem Maklumat Pendidikan

Seluruh warga pendidikan memerlukan persediaan yang rapi ntuk melengkapkan pengurusan sistem maklumat pendidikan yang perlu dihantar kepada PPAD, JPN dan KPM. ICT dalam pendidikan bermaksud penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi yang menyokong proses teras dalam pengurusan dan pentadbiran pendidikan ,pengajaran dan pembelajaran (P&P) serta pendidikan sepanjang hayat. Dengan penggunaan ICT dalam P&P membolehkan aktiviti P&P dijalankan tanpa sebarang kekangan tempat dan masa. Ianya juga akan meningkatkan penggunaan sumber pendidikan dan berupaya meningkatkan kualiti pendidikan disamping mempercepatkan proses pendidikan berasaskan kadar kebolehan pelajar.

Namun terdapat beberapa masalah apabila segala keperluan sistem maklumat  pendidikan  perlu dikemaskini dan dihantar   mengikut masa yang ditetapkan oleh pegawai pendidikan. Bagi Sekolah Agama Kerajaan Negeri Johor, terdapat beberapa pengurusan sistem maklumat pendidikan  seperti Sistem Maklumat Pelajar (SMP), pendaftaran darjah satu, analisa keputusan peperiksaan dan skim pinjaman kitab (SPK).

2.1       Perisian dan Sistem Maklumat

              Kementerian Pendidikan mahupun Jabatan Agama Johor masih tidak mempunyai satu jentera yang sempurna untuk melaksanakan sebarang sistem maklumat secara besarbesaran. Jentera ini adalah penting untuk merancang, melatih pengguna, menyelaras dan menyelenggara sistem yang akan dilaksanakan. Contohnya database bagi Sistem Maklumat Pelajar (SMP) tidak bersifat mesra pengguna, malah jika ingin menambah maklumat ‘update’ tentang seseorang pelajar, saya perlu mencari mengikut kelas / darjah satu persatu.

2.2       Kelemahan Penguasaan Kemahiran Teknologi Maklumat

            Penguasaan kemahiran teknologi maklumat sebilangan besar guru-guru masih berada pada tahap yang rendah. Keadaan ini merupakan satu halangan kepada sebarang usaha untuk memperluaskan penggunaan teknologi maklumat di dalam sistem pendidikan negara. Masih terdapat ‘computer iliterate’ di kalangan guru-guru. Masa yang panjang

diperlukan untuk mendorong dan melatih kumpulan ini supaya mereka mahir menggunakan sistem teknologi maklumat ini.

Kekurangan profesional teknologi maklumat di Kementerian Pendidikan. Ini

adalah nyata sekali memandangkan bahawa tidak ramai pegawai perkhidmatan pendidikan yang berkelulusan dalam bidang teknologi maklumat atau sains komputer. Profesional teknologi maklumat diperlukan untuk merancang dan mengawasi pelaksanaan sistem maklumat dan lain-lain projek teknologi maklumat.

2.3     Kekurangan Kemudahan Teknologi Maklumat

Kemudahan teknologi maklumat dan telekomunikasi bagi kebanyakan sekolah, institut/maktab dan pejabat pendidikan masih tidak memuaskan. Misalnya, bilangan pejabat pendidikan yang mempunyai rangkaian setempatnya sangatlah sedikit. Selain itu, kemudahn komputer, teknologi maklumat, rangkaian internet juga terhad bagi sekolah-sekolah agama.

2.4    Bebanan Tugas Guru

Tugas hakiki seorang ialah mengajar dan mendidik  murid atau pelajar dalam sesi pembelajaran di bilik darjah dengan suasana yang kondusif. Bagi merealisasikan setiap objektif pengajaran tercapai guru turut berperanan menghasilkan atau bersedia dengan alat atau bahan bantu mengajar yang menarik. Hari ini, guru dibebani dengan tugas-tugas tambahan perkeranian, penoperasian, pengurusan dan pentadbiran sekolah serta melengkapkan sistem maklumat pendidikan di sekolah masing-masing.  

            Perkara ini menyebabkan guru tidak dapat menumpukan sepenuh perhatian terhadap aktiviti dan proses pengajaran dan pembelajaran dalam kelas. Kadangkala guru perlu menghadiri kursus, seminar atau mesyuarat yang memakan masa dua hingga lima hari menyebabkan guru lain mengambil alih kelas yang sepatutnya diajar oleh guru tersebut. Guru lebih sibuk menguruskan sistem maklumat pendidikan dan tanggungjawab pengurusan, pentadbiran sekolah berbanding tugasan mengajar dan mendidik pelajar.

3.0  Kesan Pengurusan Sistem Maklumat Pendidikan

Pengurusan Sistem Maklumat Pendidikan sememangnya dapat membantu pengurus pendidikan dalam membuat keputusan, menyesuaikan diri dengan perubahan dan selanjutnya dapat meningkatkan komunikasi dalam organisasinya. Guru Besar sekolah tidak dapat dipisahkan daripada membuat keputusan pada setiap hari kerana ini merupakan elemen penting dalam menjalankan tugas merancang, membuat keputusan, menganalisis, sumber manusia, memimpin, mengawal, berkomunikasi serta berfungsi dengan lebih cekap, berkesan, mudah dan cepat yang melibatkan maklumat, proses dan kerja seperti pendaftaran pelajar, pelbagai rekod, kawalan inventori, jadual waktu, opsyen guru, bilangan waktu mengajar, hal yang berkaitan peperiksaan, pembelian stok dan sebagainya.

3.1   Pengurusan dan Pentadbiran Sekolah

Secara umum sistem maklumat pendidikan dapat menukarkan data-data mentah yang tidak memberi makna kepada maklumat yang tersusun dan berguna apabila ianya diproses, disimpan dan boleh dikemaskinikan dengan mudah dan cepat dengan menggunakan pelbagai perisian komputer yang ada. Maklumat-maklumat yang telah diproses ini sudah tentu dapat membantu pengurus sekolah membuat keputusan-keputusan yang tepat dan berguna dalam perancangan, pemantauan dan kawalan. Sebagai contoh dengan menggunakan sistem maklumat berasaskan komputer, maklumat mengenai pencapaian pelajar dalam peperiksaan disimpan, diproses dan dianalisis dalam bentuk graf, carta pai, carta bar, senarai dan jadual-jadual statistik yang mudah membantu pentadbiran sekolah mengesan kekuatan dan kelemahan yang ada dan seterusnya memudahkan mereka membuat perancangan dan program susulan yang sesuai dan dengan sendirinya keputusan yang diambil nanti relevan dengan isu dan masalah yang berbangkit.

Maklumat berkaitan pelajar tidak hanya terhad kepada peperiksaan semata-mata kerana mereka merupakan komuniti utama dalam sesebuah sekolah. Maklumat berkaitan pelajar termasuklah maklumat peribadi, pencapaian akademik, penglibatan kokurikulum, disiplin, sahsiah, buku teks, biasiswa dan sebagainya boleh diakses dengan mudah dan cepat untuk kegunaan pengurusan sekolah dengan bantuan teknologi ICT.

3.2       Pembelajaran dan Pengajaran

Guru yang mengendalikan sistem maklumat pendidikan diberi tanggungjawab untuk menguruskan maklumat bertujuan untuk memenuhi keperluan PPAD, PPD, JPN dan KPM. Guru yang terlibat mempunyai tugas tambahan dari tugas hakiki seperti menyediakan laporan mengajar harian, mengisi kad 001, melengkapkan rekod pelajar, mengisi markah dan gred peperiksaan pelajar, menyediakan ujian bulanan dan memeriksa tugasan atau latihan harian pelajar. Tugas tambahan guru perlu mengemaskini data dan memastikan kesahihan data mengikut jadual yang ditetapkan oleh pihak sekolah selain bertanggungjawab terhadap aktiviti pengurusan data seperti pengumpulan, pemprosesan,penganalisisan, penyimpanan serta keselamatan data terebut.

Kesan dari tambahan tugas ini guru gagal melaksanakn dua tugas secara serentak dengan baik. Guru tidak dapat memberikan maklumat yang sahih dalam masa yang sama tidak dapat menjalankan tugas mengajar dengan baik dan sempurna.

Antara gangguan pengajaran yang dihadapi oleh guru ialah gangguan untuk menyemak buku latihan pelajar, kekangan untuk menyediakan  BBM, tidak mempunyai masa untuk mengenalpasti masalah pelajar, tidak bersedia untuk mengajar, kerap tidak masuk bilik darjah dan menghadapi masalah untuk menghabiskan sukatan pelajaran.

4.0       Langkah Mengatasi Masalah Pengurusan Sistem Maklumat pendidikan

Bagi mengatasi masalah dan cabaran yang dihadapi, syor-syor berikut telah dibuat:

(a)    Bahagian Sistem Maklumat diperbesarkan dan dijadikan satu jabatan. Fungsi jabatan ini hendaklah diperbanyakkan. Jabatan ini seharusnya bertanggungjawab ke atas perancangan, pelaksanaan, penyelenggaraan dan penyelarasan semua projek pengkomputeran di Kementerian Pendidikan, termasuklah pelaksanaan sebarang sistem maklumat.

(b)   Mewujudkan unit teknologi maklumat di semua bahagian/unit pendidikan, semua Jabatan Pendidikan Negeri dan di semua maktab/institut perguruan. Jabatan Teknologi Maklumat dan unit teknologi maklumat hendaklah diketuai dan dianggotai oleh pegawai-pegawai yang mempunyai kelulusan dalam bidang yang berkaitan dengan teknologi maklumat. Dengan terbentuknya unit teknologi maklumat dan Jabatan Teknologi Maklumat, Kementerian Pendidikan akan mempunyai satu jentera yang lengkap untuk menangani pelaksanaan sebarang sistem maklumat secara besar-besaran.

(c)     Kementerian Pendidikan perlu menyediakan satu rancangan strategic mengenai isu pengkomputeran dan isu penerapan pendidikan teknologi maklumat ke dalam sistem pendidikan negara. Rancangan strategik ini dapat menyediakan satu halatuju bagi sebarang projek yang akan dilaksanakan.

(d)   Satu rancangan jangka panjang yang sistematik perlu disediakan untuk melatih guru-guru  dalam bidang teknologi maklumat. Rancangan ini perlu dimulakan dengan secepat mungkin.

(e)    Jabatan Agama Johor Bahagian Pendidikan perlu turut serta menjana kemajuan teknologi maklumat agar sejajar dengan arus kemodenan dan yang diaplikasikan oleh Kementerian Pendidikan.

5.0       Kesimpulan

                        Pelbagai sistem maklumat pendidikan dibekalkan kepada sekolah dari PPAD, PPD dan JPN. Walaupun objektif  pengurusan sistem maklumat pendidikan ini adalah untuk pengumpulan data pendidikan yang lebih berteknologi dan sistematik namun menimbulkan beberapa impak terutama kepada guru-guru yang mengendalikan proses maklumat pendidikan tersebut. Pengurusan sistem maklumat pendidikan juga mengakibatkan peningkatan beban tugas seorang guru sehingga mempengaruhi pengajaran. Masa yang panjang diperlukan untuk mendapatkan maklumat data yang tepat dan sahih serta tahap penguasaan kemahiran teknologi maklumat sesetengah guru yang masih pada tahap sederhana. Sejurus itu, jalan penyelesaian perlu diambil untuk menjadikan Negara Malaysia yang mampu mempunyai sistem maklumat pendidikan yang interaktif  dan berteknologi tinggi.     

BIBLIOGRAFI

Irma Indayu Omar, Yushiana Mansor,2005. Panduan Mencari Maklumat: PTS Sdn.Bhd.

Rozinah Jamaludin, 2005. Multimedia Dalam Pendidikan: Utusan Publication Sdn.Bhd.

http://www.ukm.my/penerbit/akademika

http://psasir.upm.edu.my

www.pdfqueen.com/